Procurement Administrative Assistant

Verantwoordelijkheden

• Verlenen van administratieve ondersteuning aan het departement Procurement
• In samenwerking met de verantwoordelijke aankoper van het dossier:
• Actief deelnemen aan de opvolging van de prijsvragen en van de contractuele documenten
• Verzekeren van: de orderverwerking en - bevestiging, de controle van verzekeringsattesten, de aanmaak van dossiers en klassement
• Opstellen van prijsvergelijkingstabellen van de verschillende offertes.
• In geval van eenvoudige dossiers worden deze taken autonoom uitgevoerd en vallen de contacten met de interne klanten en de leverancier volledig onder de verantwoordelijkheid van de assistent.
• Aanspreekpunt voor interne klanten als externe contacten (leveranciers), zowel telefonisch, per email als per brief. Er wordt steeds gezorgd voor een uitstekende dienstverlening
• In staat zijn om aan een verscheidenheid van dossiers mee te werken
• Opmaken van rapporten (op basis van instructies of vooropgestelde templates) en de coherentie van de resultaten controleren
• Samenwerken aan de ontwikkeling van de organisatie binnen het back office team
• Uitvoeren van standard klassieke administratieve taken zoals postbehandeling, klassement, enz.
• Op basis van instructies, opstellen van allerlei documenten (intern en/of extern)

Vereisten

• Bachelor-diploma, bij voorkeur in een administratieve richting, met min. 2 jaar ervaring
• Teamplayer
• Nauwkeurig en doeltreffend
• Contactvaardig, zin voor organisatie, discretie, stressbestendig
• Goede kennis van het MS Office pakket. Kennis van SAP is een pluspunt
• Talen: Nederlands of Frans als moedertaal + goede kennis van Frans of Nederlands en een basiskennis Engels.