Teamassistenz (m/w/d) Standort Dortmund

Zuständigkeiten

• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Nachbereitung von Workshops, Meetings und Veranstaltungen
• Mitwirkung bei administrativen und organisatorischen Regelprozessen innerhalb der Abteilung, beispielsweise im Bereich IT-Beschaffung, Dokumentenmanagement oder Gebäudeverwaltung
• Unterstützung von Teams und Führungskräften bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Eigenständige Durchführung zentraler Beschaffungsprozesse, unter anderem Bestellungen von Arbeitsmitteln, SAP-Banfenerstellung sowie Katalogabrufe
• Prüfung, Kontierung und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Erstellung von Reports, Präsentationen und Auswertungen
• Organisation und Koordination des Büroalltags einschließlich Terminmanagement, Reisekoordination und Korrespondenz
• Unterstützung der direkten Führungskraft bei administrativen und organisatorischen Themenstellungen
• Planung und Koordination von Besprechungen, Raumbuchungen sowie Telefon-, Video- und Webkonferenzen

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste oder mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz, Projektassistenz oder Office Management
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationstalent mit hoher Serviceorientierung und ausgeprägtem Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Engagement und Teamfähigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint