Office-Manager:in Los.1 (DL 29.09.25)

Zuständigkeiten

• Organisation und Verwaltung des gesamten Bürobetriebs und der Projektdokumentation

• Unterstützung der Bauleitung und des Projektteams bei täglichen Abläufen

• Anlegen, Führen und Aktualisieren von Projektunterlagen und digitalen Archiven

• Pflege von elektronischen Dokumenten, Zeichnungen und Projektplänen

• Verwaltung von Dokumentenmanagementsystemen, Datenbanken und SharePoint

• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen, Baustellenbesuchen und Büroabläufen

• Telefonmanagement, E-Mail-Korrespondenz und Kalenderpflege

• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen und Materialdokumentationen

• Datenpflege in Systemen wie SAP oder vergleichbaren Programmen

• Mitwirkung bei Sicherheitsdokumentationen in Abstimmung mit Fachkräften für Arbeitssicherheit

Anforderungen

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffachkraft, Technische/r Zeichner/in oder vergleichbar

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access)

• Erfahrung mit Dokumentenverwaltung, SharePoint, SAP oder Datenbanken

• Strukturierte, selbstständige und organisierte Arbeitsweise

• Hohe Einsatzbereitschaft, Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Fähigkeit, sich schnell in projektspezifische Abläufe einzuarbeiten

• Bereitschaft, bei längerer Anreise vor Ort eine Unterkunft zu organisieren

• Englischkenntnisse wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich