Teamassistenz (m/w/d) Standort Dortmund

Zuständigkeiten

• Administrative und organisatorische Unterstützung verschiedener Fachbereiche im operativen Tagesgeschäft

• Eigenständige Planung, Abstimmung und Koordination von Terminen

• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Besprechungen

• Planung und Durchführung organisatorischer Aufgaben rund um Veranstaltungen und Workshops

• Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf und Verbrauchsmaterialien

• Pflege und Aktualisierung der fachbereichsspezifischen Intranetseiten

• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen

• Mitwirkung bei der Erfassung und Erstellung von IT-Anforderungen

• Administrative Begleitung von Bestellvorgängen, Rechnungsbearbeitung, Vertragsangelegenheiten und Freigabeprozessen

• Verwaltung, Aktualisierung und Ablage von Dokumenten in verschiedenen Systemen, unter anderem findus

• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb der Teamassistenz bei Urlaubsabwesenheiten

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• Idealerweise erste Berufserfahrung in der Teamassistenz, Büroorganisation oder administrativen Unterstützung

• Sicheres und freundliches Auftreten sowie eine ausgeprägte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit

• Versierter Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen

• Erste Kenntnisse in SAP sind von Vorteil

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Eigeninitiative

• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Engagement und eine hohe Serviceorientierung

• Teamfähigkeit, Kooperationsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen