Project Administrative Assistant

Verantwoordelijkheden

• Aankoop, opvolging van bestellingen en facturen in SAP en SAP Ariba.
• Controle en verwerking van urenregistraties (timecards) in SAP voor projectmedewerkers en externe partners.
• Administratieve coördinatie met EPCM-partners en interne stakeholders.
• Beheer van projectdocumentatie en As-Built-documentatie, mappenstructuren en informatiemanagement.
• Planning, statusoverzichten, opvolging van acties en opvolging van ontbrekende input.
• Verzamelen, registreren, analyseren en controleren van actuele en/of specifieke informatie in de daarvoor bestemde systemen (SAP, Planisware, enz.).
• Algemene ondersteuning van het projectteam, waaronder vergaderingen, notulen, communicatie, reizen en back-upondersteuning.

Vereisten

• Minimaal 5 jaar relevante ervaring in administratieve ondersteuning, projectadministratie, aankoopondersteuning of projectondersteuning.
• Praktische kennis van aankooporders, facturen, goedkeuringsprocessen en administratieve workflows.
• Praktische ervaring met Document Management Systemen; kennis van bijvoorbeeld SharePoint is een sterke plus.
• Goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Outlook, SharePoint, Word en Excel.
• Ervaring met SAP is een sterke troef; ervaring met SAP Ariba is een plus.
• Nauwkeurig kunnen werken met administratieve gegevens, tijdregistraties, aankoopinformatie en factuurgegevens.
• Niet-technische profielvereisten
• Praktisch, hands-on en servicegericht.
• Goed georganiseerd en in staat om meerdere administratieve prioriteiten tegelijkertijd te beheren.
• Accuraat, detailgericht en bewust van de prioriteiten binnen het project.
• Neemt verantwoordelijkheid en volgt taken op tot ze volledig zijn afgerond.
• Proactief in het opvragen van ontbrekende informatie, opvolgen van acties en escaleren wanneer nodig.
• Communiceert duidelijk en professioneel met interne en externe stakeholders.
• Voelt zich comfortabel in een internationale, multidisciplinaire projectomgeving.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken binnen afgesproken procedures.
• Ervaring met werken volgens gedocumenteerde procedures, goedkeuringsflows en vereisten rond audit trails wordt beschouwd als een plus.
• Vloeiend Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, is verplicht.
• Vloeiend Engels, zowel mondeling als schriftelijk, is verplicht.