Ambtelijk Secretaris Ondernemingsraad

Verantwoordelijkheden

• De ondernemingsraad heeft 15 leden. Tot voor kort werd de ondernemingsraad intern ondersteund door een ambtelijk secretaris. Aangezien de ambtelijk secretaris een andere functie heeft aanvaard binnen de organisatie is de ondernemingsraad op zoek naar vervanging. Op dit moment is de positie ingevuld door middel van externe ondersteuning voor langere tijd. De intentie is om een kandidaat te vinden die in dienst komt van onze organisatie.
•  Werkzaamheden bestaan o.a. uit:
  • Signaleren en agenderen van medezeggenschap gerelateerde ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en deze vertalen naar gevolgen voor de medezeggenschap binnen de eigen organisatie.
  • Bewaken van de naleving van wetten, procedures en afspraken m.b.t. de medezeggenschap.
  • Bewaken van het proces rondom advies- en instemmingsaanvragen
  • Ondersteuning en advisering bij inhoudelijke meningsvorming bij behandeling van advies- en instemmingsaanvragen, en bij de van onder meer conceptadviezen, instemmingen, etc.
  • Organisatorische en secretariële werkzaamheden en beheren van het archief.
  • Verzamelen en verstrekken van relevante documentatie en informatie.
  • Behandeling instemmingsverzoeken en adviesaanvragen faciliteren;
  • Juridische positie OR onderzoeken, bovenwettelijke instemmingsrechten (m.b.t. onder andere secundaire arbeidsvoorwaarden) waarborgen;
  • Contact onderhouden met externe adviseurs: zoals advocaten, cursus providers etc.;
  • Contact onderhouden met afdeling Human Resources en interne commissies met bestuurdersvertegenwoordiging (zoals voorzieningsfonds en Geschillencommissie);
  • Contact onderhouden met OR-platform met collega-concurrenten (CAO en VGWM) en vertegenwoordigers in de Europese OR (EWC);
  • Verslaglegging van DB, OR-/OV- en (evt.) commissievergaderingen;
  • Opstellen van actielijsten en voortgang controleren;
  • Organisatie en uitvoering geven aan het contact met de achterban (nieuwsbrieven, jaarverslagen etc.).
  • Formele en informele correspondentie afhandelen;
  • Archief beheren;
  • Voorbereiden van OR-trainingen (tweemaal per jaar tweedaagse voor hele OR);
  • Voorbereiden/organiseren van OR-verkiezingen;
  • Opstellen en bewaken van begroting;
  • Zorgdragen voor financiële afhandeling externe partijen;
  • Sparringpartner voor het dagelijks bestuur.

Vereisten

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een vakopleiding ambtelijk secretaris of bereid is deze te gaan halen
• Ruime ervaring met het ondersteunen en begeleiden van medezeggenschapsorganen, bij voorkeur in soortgelijke organisaties (internationaal)
• Ruime kennis van de WOR
• Analytisch vermogen
• Accuraat en stressbestendig
• Flexibel, ondernemend en creatief
• Uitstekende mondelinge en een uitstekende schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in zowel Nederlandse als Engelse taal
• Goed zelfstandig en in teamverband kunnen werken.
• Kennis van de meest voorkomende computerprogramma’s, zoals Ms Office, MS Teams
• Kennis er ervaring op het gebied van archiveren
• Op korte termijn beschikbaar