Aankoper

Verantwoordelijkheden

• De functie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het tactische aankoopproces volgens de geldende afspraken en reglementering met als doel de continuïteit van het bedrijf te ondersteunen tegen de best mogelijke voorwaarden.
• Analyseren, vertalen en centraliseren van de behoeften van de interne klant naar een optimale oplossing rekening houdend met de strategie van de organisatie en met als doel de meest geschikte aankoopprocedure te kiezen en de bedrijfscontinuïteit te ondersteunen
• Afstemmen met, informeren en overtuigen van de interne klant en externe partijen om alle voorwaarden en mogelijkheden te onderzoeken en de volledige behoefte in kaart te brengen en te optimaliseren, eveneens door opmaken van en/of deelnemen aan aankoopcentrales
• Actief meewerken aan het verkrijgen van kwalitatieve en innovatieve oplossingen in lijn met het aankoopbeleid, de geldende reglementering en de marktsituatie
• Nakijken en verder uitschrijven van de administratieve en contractuele specificaties en zorgen dat de technische specificaties hiermee in overeenstemming zijn en deze corrigeren indien nodig
• Selecteren van opdrachtnemers met als doel voor de organisatie de best mogelijke voorwaarden voor te stellen en te verkrijgen inzake prijs, kwaliteit en leverings- of uitvoeringstermijn en -modaliteiten
• Uitvoeren van marktonderzoek, beurs- en leveranciersbezoeken en spendanalyse
• Zoeken naar en informeren en motiveren van nieuwe potentiële opdrachtnemers
• Selecteren en contracteren van (nieuwe) opdrachtnemers
• Verzekeren dat de aankopen gebeuren volgens het aankoopbeleid, de bedrijfseigen afspraken en de geldende reglementeringen (bv: wet op de overheidsopdrachten, voorkomingsbeleid en algemene wetgeving zoals incoterms, GDPR, douane, btw,…) met als doel het aankoopproces volgens de vooropgestelde regels en planning te laten verlopen
• Implementeren en uitvoeren van de aankoopstrategie en de overheidsopdrachten / raamovereenkomsten
• Opvragen en analyseren, controleren en onderhandelen tot de beste prijs/kwaliteitsverhouding van de offertes in lijn met de administratieve en technische behoeften
• Voeren van de gunningsprocedure voor de verschillende opdrachten, opmaken van het gunningsverslag op basis van de behoefte en het eventuele bestek en de (eventueel onderhandelde) offerte van de opdrachtnemer.
• Uitsturen gunningsbeslissing, het aanvangsbevel en uitvoeren van een administratieve kick-off samen met de interne klant en de opdrachtnemer
• Opvolgen verzekerings- en eventuele andere attesten en borgstellingen
• Opmaken en behandelen van klachten en boetes en deze communiceren naar de opdrachtnemers
• De problemen indien nodig bespreken met de opdrachtnemers en deze mee opvolgen en oplossen
• Aanleveren van rapporten aan de leidinggevende en de organisatie omtrent de stand van zaken van de aankoopdossiers

Vereisten

• Aantoonbare ervaring met leveranciersselectie- en beheer
• Minstens een Bachelor diploma 
• Talenkennis: Engels, Nederlands en Frans is een plus 
• Kennis en aantoonbare ervaring met de wet op overheidsopdrachten
• Aantoonbare ervaring in logistiek beheer van goederen en diensten 
• Aantoonbare ervaring in de uitwerking van aankoopbeheer en - processen