Projektassistenzen | Baustellenassistenzen

Zuständigkeiten

• Organisation und Verwaltung von Projektdokumentationen, Terminen und Korrespondenzen.
• Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen.
• Überwachung von Fristen und Terminen.
• Schnittstelle zwischen Projektleitung, Kunden, Lieferanten und Subunternehmern.
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings und Besprechungen.
• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.
• Erstellung von Statusberichten für das Projektcontrolling.
• Unterstützung bei der Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Verträgen.
• Nachverfolgung von Lieferterminen und vertraglichen Verpflichtungen.

• Unterstützung bei der Organisation von Unterkünften, Anreisen und Zugängen für Baustellenmitarbeiter.
• Verwaltung und Nachverfolgung von Materiallieferungen und Baustellenlogistik.
• Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büro- und Arbeitsmaterialien auf der Baustelle.
• Pflege von Baustellendokumentationen, z. B. Bautagebücher, Checklisten und Prüfprotokolle.
• Verwaltung von Sicherheits- und Gesundheitsunterlagen sowie von Genehmigungen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Mängelberichten und Abnahmen.
• Organisation von Schulungen und Sicherheitsunterweisungen in Zusammenarbeit mit der HSE-Abteilung.
• Dokumentation und Verwaltung von Sicherheitsvorgaben und Zertifikaten.
• Ansprechpartner für Lieferanten, Subunternehmer und externe Partner auf der Baustelle.
• Organisation und Moderation von Baustellenbesprechungen und Protokollierung der Ergebnisse.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Projektmanagement oder in der Baustellenadministration (von Vorteil).
• Kenntnisse in Bau- oder Anlagenbauprozessen (wünschenswert).
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Word und PowerPoint.
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools und ERP-Systemen (z. B. SAP, Primavera, MS Project) ist von Vorteil.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
• Belastbarkeit und Flexibilität, auch bei kurzfristigen Änderungen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (weitere Sprachen sind ein Plus).