Assistenz Bereichsleitung (m/w/d) Standort Ulm

Zuständigkeiten

• Unterstützung der Bereichsleitung sowie der zugehörigen Programmbereiche am Standort Ulm
• Eigenständige Planung, Koordination und Durchführung administrativer Aufgaben wie Beschaffung von Büromaterial und IT sowie Verwaltung der Besprechungsräume
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In und Ausland
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
• Bearbeitung eingehender Post und E Mails
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Abwicklung des Bestellwesens sowie Kontrolle von Rechnungen und Leistungen
• Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Reportings
• Vertretung anderer Assistenzfunktionen innerhalb des Bereichs

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzfunktion
• Gute Kommunikationsfähigkeiten, um den Informationsfluss sicherzustellen
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Organisationstalent
• Gute Kenntnisse in MS Office
• Verhandlungssichere Deutsch und Englischkenntnisse
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen