Tender Officer

Verantwoordelijkheden

• Actief monitoren van platformen van overheidsinstanties en andere aanbestedingskanalen voor potentiële opdrachten.
• Registreren en verwerken van binnenkomende offerteaanvragen.
• Downloaden en organiseren van projectdocumenten in de juiste interne systemen en het up-to-date houden van de calculatielijst.
• Communicatie en overleg met Management Assistent(e)/Calculatie om relevante informatie tijdig te verzamelen en te verwerken.
• Controleren van selectie- en gunningscriteria en het verzamelen van alle benodigde attesten en certificaten.
• Beheren van de administratieve opbouw van aanbestedingsdossiers, zoals samenwerkingsovereenkomsten en andere vereiste documenten.
• Opmaken van dossiers volgens gestelde normen (lay-out en inhoud) door interne en externe partijen.
• Afstemmen met calculatieteam en management voor volledigheid en juistheid van documenten.
• Indienen van de aanbestedingsdossiers via de juiste platformen, enkel na interne goedkeuring,
• Bijhouden van de calculatielijst en zorgdragen voor een nauwkeurige weergave van de status van alle lopende dossiers.
• Proactief beheren van de planning en coördineren van acties met betrokken afdelingen.
• Wekelijkse rapportage aan het management en calculatieteam over de voortgang van lopende dossiers.

Vereisten

• Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail.
• Basiskennis van aanbesteding- en schadebeheerprocessen, met bereidheid om te leren en zich verder te ontwikkelen.
• Goede communicatieve vaardigheden om effectief te overleggen met verschillende interne en externe stakeholders.
• Organisatorische vaardigheden om meerdere dossiers parallel te beheren en deadlines te bewaken.
• Proactief en zelfstandig kunnen werken binnen een teamomgeving
• Effectief gebruik van gangbare computertoepassingen voor administratieve doeleinden
• KPD: Dagrapporten
• OF Diploma Hoger onderwijs Rechtspraktijk, Financiën, verzekeringen, office/bedrijfsmanagement
• OF gelijkwaardig door relevante ervaring